Fascicolo Elettronico del Lavoratore 2025: Cos’è, Come Funziona e Obblighi per le Aziende

Il Fascicolo Elettronico del Lavoratore rappresenta una delle innovazioni più significative introdotte dal Decreto Sicurezza sul Lavoro 2025, un intervento normativo che punta a rafforzare la tracciabilità delle competenze, la trasparenza dei percorsi formativi e l'efficienza dei controlli ispettivi. Questo strumento digitale centralizza in un unico archivio nazionale tutte le informazioni legate alla formazione obbligatoria, alle abilitazioni professionali e ai requisiti del personale, diventando un punto di riferimento ufficiale sia per il mondo delle imprese che per i lavoratori stessi. Il fascicolo consente una gestione più ordinata e affidabile della sicurezza, superando definitivamente logiche frammentate basate su faldoni cartacei, autocertificazioni o archivi interni difficili da mantenere aggiornati.

Cos'è il Fascicolo Elettronico del Lavoratore

Il Fascicolo Elettronico del Lavoratore, istituito originariamente dall'art. 15 del D.Lgs. 150/2015, nasce come strumento per raccogliere informazioni sulle competenze, titoli e percorsi professionali dei cittadini. Con il Decreto Sicurezza 2025, questo strumento viene esteso e potenziato per includere in modo sistematico tutte le attività formative previste dal D.Lgs. 81/2008. Il fascicolo diventa quindi l'archivio ufficiale che certifica la storia formativa del lavoratore nel campo della sicurezza sul lavoro. Ciò significa che corsi, aggiornamenti, abilitazioni e attestati non sono più semplicemente documenti che il lavoratore o l'impresa conservano manualmente, ma entrano in un sistema nazionale unico, aggiornato e consultabile. Questa caratteristica lo rende portabile: il lavoratore lo conserva per tutta la vita professionale e può presentarlo a ogni nuovo datore di lavoro, che può così conoscere con precisione il livello formativo già posseduto e programmare ciò che manca.

Cosa contiene il Fascicolo del Lavoratore

Il fascicolo elettronico contiene un insieme molto ampio di informazioni, tutte rilevanti per la sicurezza sul lavoro e la qualificazione professionale. Oltre ai classici dati relativi ai corsi, vengono archiviati anche elementi utili per la gestione organizzativa della sicurezza. Nello specifico, il fascicolo raccoglie:

• tutti i corsi di formazione obbligatoria, compresi quelli sulla formazione generale e specifica dei lavoratori, preposti, dirigenti, RLS, attrezzature e macchine operative;
• le date esatte di svolgimento dei corsi e le scadenze degli aggiornamenti previsti dagli Accordi Stato-Regioni;
• le abilitazioni particolari relative a mansioni a elevato rischio (DPI di III categoria, lavori in quota, spazi confinati, gru, PLE, carrelli elevatori, trattori agricoli, escavatori, ecc.);
• la durata della formazione, le modalità (aula, e-learning, videoconferenza) e gli enti accreditati che l'hanno erogata;
• le competenze maturate nel tempo, descritte anche in relazione alla mansione svolta nelle diverse imprese;
• documenti e certificazioni utili alle attività di audit, ispezione o verifica interna, in modo da offrire una panoramica completa e ordinata delle competenze del lavoratore.

Questa struttura permette al fascicolo di diventare un vero e proprio "dossier professionale", che consente una verifica immediata della situazione formativa del personale e riduce il rischio di dimenticanze, errori o documentazione non reperibile.

Il Fascicolo Sociale e Lavorativo del Cittadino

Accanto al fascicolo elettronico del lavoratore, il nuovo comma 14 introduce anche il Fascicolo Sociale e Lavorativo del Cittadino, previsto dal decreto-legge 48/2023. Questo archivio va oltre la sola formazione sicurezza: contiene informazioni sull'intera vita lavorativa e sociale del cittadino, includendo contratti, percorsi formativi, misure di sostegno, politiche attive e dati amministrativi. La registrazione delle competenze nel fascicolo sicurezza consente una piena integrazione nel profilo lavorativo del cittadino, facilitando la mobilità professionale e valorizzando la continuità delle competenze. Per le imprese, ciò significa avere accesso a un quadro più completo del lavoratore; per il lavoratore, significa beneficiare di un sistema nazionale che certifica e conserva la qualità del proprio percorso professionale.

Il ruolo del SIISL nel sistema dei fascicoli

Le informazioni contenute nei due fascicoli sono integrate nella piattaforma SIISL - Sistema Informativo per l'Inclusione Sociale e Lavorativa. Questo sistema digitale, già utilizzato per l'erogazione dell'ADI, del SFL e dei percorsi di accompagnamento al lavoro, diventa anche il contenitore delle competenze registrate in ambito sicurezza. L'inserimento dei dati nel SIISL permette di collegare la formazione obbligatoria a interventi di ricollocazione, riqualificazione e accesso alle politiche attive. In altre parole, SIISL diventa lo spazio digitale dove si incrociano formazione, occupazione e sicurezza. Per le imprese ciò comporta un vantaggio: le informazioni dei lavoratori sono certificate e costantemente aggiornate, riducendo la necessità di verifiche manuali, mentre per gli enti pubblici diventa più agevole monitorare l'effettivo svolgimento della formazione nei diversi settori produttivi.

Come si crea e come si accede al Fascicolo

La creazione del fascicolo elettronico avviene attraverso i sistemi integrati di INPS e SIISL, che generano automaticamente lo spazio digitale in cui vengono raccolte e aggiornate le informazioni. Gli ingressi e le modifiche sono consentiti solo a enti autorizzati: gli enti formatori accreditati possono registrare i corsi conclusi, mentre i datori di lavoro possono aggiornare informazioni relative alle mansioni, alla formazione svolta internamente e alle abilitazioni richieste. Il lavoratore può accedere al fascicolo tramite SPID o CIE, verificando la correttezza delle registrazioni. Il datore di lavoro dispone invece di un accesso limitato, circoscritto alle informazioni necessarie alla gestione della sicurezza, in pieno rispetto del principio di minimizzazione dei dati. Ogni accesso, sia del lavoratore che dell'azienda o degli enti pubblici, è tracciato per garantire massima trasparenza.

Chi può accedere al Fascicolo e quali limiti esistono

L'accesso al fascicolo elettronico è regolato da norme stringenti basate sul GDPR e sulle disposizioni nazionali in materia di protezione dei dati personali. Il lavoratore può visualizzare l'intero contenuto del fascicolo, mentre il datore di lavoro può accedere solo alle parti rilevanti per verificare gli adempimenti formativi e programmare la formazione obbligatoria. Gli organi di vigilanza (ASL, INL, ecc.) possono consultare il fascicolo per svolgere controlli più rapidi e verificare la conformità ai requisiti previsti dal D.Lgs. 81/2008. È esplicitamente vietato utilizzare il fascicolo per attività disciplinari, monitoraggi impropri o forme di controllo non pertinenti alla sicurezza. Questo garantisce un equilibrio tra esigenza di trasparenza e tutela del lavoratore.

Il Fascicolo Elettronico nel Decreto Sicurezza 2025

Con il Decreto Sicurezza 2025, la registrazione della formazione nel fascicolo elettronico diventa obbligatoria. Ciò significa che:

• tutta la formazione prevista dal D.Lgs. 81/2008 deve essere registrata nel fascicolo, pena il rischio che la formazione stessa sia considerata non dimostrabile;
• il datore di lavoro è tenuto a consultare il fascicolo per programmare correttamente corsi, aggiornamenti e percorsi di qualificazione in base alle mansioni;
• gli enti ispettivi devono tenere conto del fascicolo per verificare la conformità agli obblighi formativi;
• la documentazione cartacea rimane utile, ma la prova principale diventa la registrazione digitale certificata.

Questo passaggio segna un'evoluzione importante: la formazione non è solo un adempimento da svolgere, ma un contenuto da rendere verificabile, tracciabile e interoperabile a livello nazionale.

Obblighi e vantaggi per aziende e datori di lavoro

Per le imprese, il Fascicolo Elettronico del Lavoratore si traduce in un notevole miglioramento della gestione organizzativa. Tra i principali vantaggi:

• una riduzione concreta del rischio sanzionatorio, grazie alla certezza della registrazione e alla disponibilità immediata dei dati;
• una migliore programmazione dei fabbisogni formativi, con possibilità di evitare corsi ripetuti inutilmente;
• supporto per RSPP, preposti e HR nella gestione dei lavoratori interni e di quelli provenienti da imprese esterne;
• una maggiore trasparenza in caso di appalti e subappalti, poiché è possibile verificare facilmente le competenze del personale di imprese terze;
• la possibilità di dimostrare in modo rapido la conformità agli obblighi formativi durante audit o ispezioni.

Anche per i lavoratori i benefici sono significativi: il fascicolo rappresenta un patrimonio di competenze riconosciuto a livello nazionale, consente una maggiore spendibilità nel mercato del lavoro e riduce il rischio di dover ripetere corsi già svolti.